Sebagai Pedoman Bagi OPD dalam Penyusunan Arsip

Dispusip Siak Gelar Bimtek Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Foto: Diskominfotik Kabupaten Siak

Siak, Oketimes.com - Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Oleh sebab itu, kita harus menyelematkan arsip kegiatan OPD sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta sebagai acuan pemimpin dalam membuat keputusan.

Demikian disampaikan Sekretaris Daerah Drs.H. Arfan Usman M.Pd yang diwakili Kadis Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kab. Siak Drs.H. Darusalim MSi dalam sambutannya disampaikan saat membuka Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) bertempat di ruang rapat Diapusip Siak, Senin (27/02/2023) dengan narasumber Abdul Cholic S.Hum dari ANRI.

Acara ini dihadiri oleh beberapa kepala OPD, Sekretaris Dispusip Siak Hj Nining Rizkiati, Kabid Pengelolaan pemanfaatan Layanan dan Pengawas Kearsipan Wan Robi'ah S.Sos, dan para utusan beberapa OPD di lingkungan Pemkab Siak.

Darusalim M.Si menyampaikan bahwa kegunaan JRA adalah sebagai alat kontrol untuk mengetahui dan mengidentifikasi kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan, sebagai pedoman penyusutan arsip dan penyelamatan arsip.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Lebih lanjut disampaikan, bimtek penyusunan jadwal retensi arsip ini bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan Kearsipan agar terciptanya tertib arsip, dan setiap pemerintah daerah harus memiliki JRA hal ini dijelaskan dalam pasal 48 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa salah satu kewajiban yang harus dilaksanakaan baik oleh pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten/kota adalah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), jelasnya.

“Maksud dan tujuan dari Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ini yaitu untuk memberikan gambaran dan pemahanan subtansi jadwala retensi arsip sebagai dasar penyusutan arsip dalam mencapai efisien dan efektivitas pengelolaan arsip untuk menunjang manajemen instansi, Mengurangi biaya pengelolaan arsip, Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional dan untuk mewujudkan konsistensi dalam penyusutan arsip,” ujarnya.

Kegunaan Jadwal Retensi Arsip sebagai alat kontrol untuk mengetahui kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan, sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital, penting dan tidak penting, sebagai dasar pemindahan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, sebagai dasar untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan sebagai alat bantu penyusutan arsip di OPD, tutupnya.(man)